Hieronder vindt u een voorbeeld van een mediationovereenkomst. Dit is een formeel document dat voorafgaand aan de start van een mediationtraject wordt opgesteld door de mediator samen met de partijen.
Als u in zee gaat met een mediator, ondertekent u samen met de mediator en de andere partij een contract waarin uw rechten en plichten staan. Hieronder vindt u een voorbeeld van zo’n overeenkomst, de versie die wordt gebruikt door de rechtbanken.
De ondergetekenden:
Mediator
.....................................................................................................................................
Partij 1 (bij bestuursorgaan of rechtspersoon: vertegenwoordigd door)
...................................................................
Rechtsbijstandverlener (advocaat/ gemachtigde) van partij
.......................................................
Partij 2 (bij bestuursorgaan of rechtspersoon: vertegenwoordigd door)
.........................................................
Rechtsbijstandverlener (advocaat/ gemachtigde) van partij
.......................................................
komen het volgende overeen:
1.1 Partijen hebben besloten het tussen hen bestaande geschil door middel van mediation op te lossen. De mediator fungeert uitsluitend als een strikt neutrale bemiddelaar tussen de partijen. Hij verstrekt in beginsel geen informatie over de inhoud van het conflict aan partijen en zal hen daarover ook niet adviseren, tenzij zij anders afspreken.
1.2 Partijen kunnen desgewenst tijdens de mediation inlichtingen inwinnen of zich laten bijstaan door een deskundige of een adviseur.
1.3 Het met behulp van mediation op te lossen kwestie laat zich kort omschrijven als:
“...........................................................................................................................................”
2. ADR-reglement
Onze algemene voorwaarden zijn van toepassing. De algemene voorwaarden zijn geplaatst op onze website. Op uw eerste verzoek zenden wij u onze algemene voorwaarden per gewone post toe.
Partijen verklaren een afschrift van dit reglement te hebben ontvangen.
3. Inspanning
De mediator en partijen zullen zich naar behoren inspannen om de mediation tot een goed einde te brengen.
De mediator en partijen zullen zich tenminste aan de regels van het ADR-reglement houden. Deze regels gelden ook wanneer en zodra anderen aan de mediation deelnemen, wanneer daartoe is besloten (zie artikel 1). De kernafspraken betreffen in elk geval:
4.1. Vrijwilligheid
Partijen doen vrijwillig mee aan de mediation. De mediator of elk van partijen kan op elk gewenst moment met de mediation ophouden. Zij verplichten zich om de mediation altijd tijdens een gezamenlijke bijeenkomst te beëindigen.
4.2. Geheimhouding
De mediation is vertrouwelijk, tenzij de mediator en partijen daarover schriftelijk andere afspraken maken. Ieder die geheel of gedeeltelijk bij een mediation aanwezig is verplicht zich tot geheimhouding. Deze geheimhouding geldt ten opzichte van elke derde, ook bijvoorbeeld ten opzichte van rechters of arbiters.
- Wanneer op grond van wettelijke verplichtingen de vertrouwelijkheid van de mediation niet of slechts gedeeltelijk mogelijk is,worden daarover tussen de mediator en partijen afzonderlijke afspraken gemaakt, en als bijlage bij deze overeenkomst gevoegd.
- De mediator en de partijen spreken af elkaar niet als getuige over de mediation en het verloop ervan op te roepen.
- De afspraken over geheimhouding zullen in een voorkomend geval door de mediator en partijen tevens worden opgelegd aan hun vertegenwoordigers (zoals de advocaat en procureur).
4.3. Gang van zaken
- De mediator en partijen zijn persoonlijk of rechtsgeldig vertegenwoordigd bij elke mediationbijeenkomst aanwezig. Zonodig moet een schriftelijke volmacht worden overhandigd aan de mediator en de andere partij.
- De mediation duurt in beginsel ten hoogste drie maanden.
- Alle gerechtelijke procedures inzake het geschil worden bij het begin van de mediation opgeschort, en er zullen geen nieuwe worden begonnen. Partijen informeren elkaar en de mediator daarover aan het begin van de mediation.
- De mediation eindigt met een slotbijeenkomst. Het resultaat van de mediation wordt schriftelijk vastgelegd, en als deze zonder overeenstemming eindigt worden, indien van toepassing, afspraken over welke informatie vande mediation in het vervolg wel of niet mag worden gebruikt, en hoe een eventueel lopende procedure wordt voortgezet schriftelijk vastgelegd. De monitoringformulieren worden dan ook ingevuld en aan de mediator gegeven.
4.4. Onverplichtheid
Partijen kunnen tijdens de mediation vrijuit mondeling en schriftelijk voorstellen doen of standpunten innemen zonder dat zij daardoor verplichtingen aangaan. Alleen schriftelijke overeenkomsten, die door beide partijen zijn ondertekend, kunnen nieuwe verplichtingen opleveren.
4.5. Afspraken
- Wanneer sprake is van tussentijdse afspraken worden partijen daardoor alleen gebonden indien deze afspraken schriftelijk worden vastgelegd, en daarbij staat vermeld dat partijen aan deze afspraak juridisch worden gebonden, ofwel pas tegelijk met de eindovereenkomst, ofwel ook al eerder. De mediator dient in dat geval “voor gezien” mee te tekenen.
- Wanneer de mediation eindigt met een overeenstemming wordt het resultaat deugdelijk schriftelijk vastgelegd. De mediator verstrekt partijen de nodige inlichtingen over het karakter van deze afspraken (bijvoorbeeld of sprake is van een vaststellingsovereenkomst).
- Partijen hebben in beide gevallen recht op een termijn van beraad en om de afspraken met hun adviseur (zoals de advocaat) te bespreken voordat zij tot ondertekening overgaan.
- De vaststellingsovereenkomst kan desgewenst worden opgenomen in een proces-verbaal of vonnis volgens aanwijzingen van de mediator.
4.6. Honorarium en kosten
Het honorarium van de mediator bedraagt €.........,....... (excl. 21% BTW) per uur. Indien andere kosten gemaakt worden zal de mediator dit tevoren aan partijen meedelen. De eerste 2.5 uur van de mediation gerekend vanaf het ondertekenen van de mediation overeenkomst zijn voor partijen kosteloos.
De declaratie voor de uren daarna wordt door partijen beiden voor de helft betaald (of andere regeling). 1
Op deze overeenkomst is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.
Plaats
......................................
Datum
........................................
Tijdstip
...................................
Handtekeningen:
Partij A:
Partij B:
Mediator:
Advocaat
Advocaat
1 Voor wie toevoegingsgerechtigd is vraagt de mediator een toevoeging aan. De toevoegingsgerechtigde(n) ontvangen geen declaratie van de mediator. De eventueel wel betalende wederpartij betaalt nooit meer dan de helft van de kosten van de mediator.